Vendredi dernier, à la fin d’une session de réflexion stratégique chez un client, nous papotions de sujets divers lorsque ma cliente s’écria « Que je suis contente de ne plus travailler pour mon ancien employeur! Je n’en pouvais plus de toutes ces réunions! Ils sont vraiment atteint de réunionnite aiguë là-bas! » …
Ce n’est pas la première fois que j’entends ce genre de réflexion et je suis certain que vous non plus! En fait, la réunion est généralement citée comme étant la plus grande plaie de la vie en entreprise …
Et pourtant …
J’ai toujours adoré les réunions. J’adore me retrouver dans une pièce avec d’autres personnes pour échanger nos réflexions, confronter nos idées, trouver des solutions, prendre des décisions, …
Pour moi, la réunion est le meilleur moyen pour mettre en commun les intelligences de chacun et avancer ensemble vers notre objectif commun.
1+1=3
On parle beaucoup d’Intelligence Collective ces dernières années, et les programmes se multiplient pour apprendre aux membres des entreprises à innover/idéer/concrétiser/… ensemble.
Mais finalement, la réunion, qui existe depuis toujours dans les entreprises, est la plus simple forme d’activité d’intelligence collective qui soit!
Et pourtant, si l’on écoute la plupart des personnes en entreprise, ces réunions sont un fléau à éradiquer!
LA MAUVAISE CIBLE
Ce ne sont pas les réunions le problème, c’est la manière dont on les utilise!
Un peu comme si on décidait de jeter son tournevis parce qu’il est vraiment trop nul pour enfoncer des vis, alors qu’on s’en sert pour taper dessus plutôt que pour les faire tourner …
Mais peut-être ne vous a-t-on jamais expliqué comment fonctionne un tournevis … heu .. une réunion! Voici quelques règles simples qui vous permettront d’être beaucoup plus efficaces :
- Pas trop longue : une des raisons qui poussent les gens à ne pas aimer les réunions, c’est qu’elles les empêchent d’avancer dans leur to-do list … Les journées de travail ne devraient pas durer plus de 8h, donc le temps est compté. Des réunions courtes permettent de ne pas perdre de temps, et savoir que l’on n’a que 20 ou 30 minutes pousse à être plus efficace.
- Une bonne raison : si on ne sait pas trop bien dès le départ pourquoi on se réunit, on perdra déjà du temps à discuter et se mettre d’accord en début de réunion. Autant donc avoir énoncé un objectif clair, compris et accepté à l’avance.
« Discuter du projet ABC » n’est pas un bon objectif!
« Décider entre les options X, Y et Z dans le cadre du projet ABC » sera beaucoup plus efficace. De plus il permettra à une personne qui estime ne rien avoir à amener à la discussion de décider de ne pas y participer (voir point suivant). - Le bon groupe : je suis persuadé de la puissance de l’intelligence collective, mais il faut avouer que plus on ajoute de voix au chapitre, plus la discussion et les prises de décisions seront compliquées.
Si une personne n’est invitée que pour être mise au courant de ce qui se passe, un petit émail récapitulatif fera aussi bien l’affaire!
Et si une personne estime qu’elle n’a rien à apporter à la discussion, elle doit avoir le droit de ne pas y participer. - Une bonne préparation : si on doit commencer à expliquer la situation aux participants en début de réunion, on perd du temps pour rien. Un document préparatoire avec toutes les informations sera bien plus efficace. Et tant pis pour celui qui ne l’aurait pas parcouru.
Et si l’objectif de la réunion est d’informer, il y aura de toutes façon un support de présentation et/ou un rapport de réunion qui sera distribué. Donc autant le préparer à l’avance et l’envoyer aux participants qui pourront le parcourir à leur aise. La réunion servira à répondre à d’éventuelles questions de clarifications. Celui qui estime avoir compris l’information ne devra donc même pas venir à la réunion!
UNE QUESTION DE DISCIPLINE AVANT TOUT
J’ai choisi de n’énoncer que quelques règles de base qui permettent de déjà gagner en efficacité si on s’engage à les respecter.
Mais c’est là que le bât blesse en général, ces règles ont beau être simples et évidentes, elles n’en restent pas moins souvent difficiles à mettre en place de par la discipline qu’elles requièrent …
ALLER PLUS LOIN ENCORE
Vous maitrisez déjà ces conditions? Bravo!
Mais vous pouvez allez plus loin encore : on peut ajouter d’autres conditions. Discutons-en autour d’un café!
Choisissez un moment dans mon agenda : https://calendly.com/c2o2/discutons-ensemble
